3 cose da considerare quando acquisti una soluzione di firma elettronica

Sei la persona incaricata di esplorare le diverse soluzioni di firma elettronica da adottare in azienda? Cerchi una piattaforma che si adatti al meglio alle esigenze della tua attività?

Prima di acquistare una soluzione di firma elettronica, dovrai essere certo che sia legalmente valida, costruita per il flusso di lavoro e sicura, altrimenti stai sprecando il tuo tempo.

Quali sono gli aspetti da considerare nella scelta di una soluzione di firma elettronica?

Scopriamolo!

1. La soluzione di firma elettronica è legalmente valida?

2. 2. La soluzione di firma elettronica è costruita per il flusso di lavoro?

3. 3. Come garantire la sicurezza dei dati dei tuoi utenti?

Prima di iniziare la tua ricerca devi tener a mente 2 semplici punti che ti guideranno durante il processo di acquisto.

• - Quali sono gli obiettivi della tua azienda?

• - Quali sono i valori della tua azienda?

• Molto probabilmente hai risposto a queste domande ben prima di leggere questo post!
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• Così facendo puoi essere certo di allineare la tua visione e la tua missione con quella dei fornitori che prenderai in considerazione.
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• 1. La soluzione di firma elettronica è legalmente valida?

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• Un documento firmato è un documento legalmente vincolante.

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• Qualunque sia la soluzione che scegli, vuoi assicurarti che la tecnologia presa in esame abbia i requisiti legali necessari, in base alle diverse aree geografiche in cui opera la tua azienda.

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• Ecco alcune domande che dovresti considerare nella tua valutazione.

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1. Che leggi segue la firma elettronica?

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   La firma elettronica segue il Regolamento eIDAS.

3. È questo il quadro comune di riferimento per tutti gli Stati Membri dell’Unione Europea.

   Uno dei pilastri fondamentali del Regolamento eIDAS è il riconoscimento reciproco dei sistemi di firma elettronica tra gli Stati Membri e la loro piena interoperabilità a livello comunitario.

    

Vuoi approfondire questo aspetto normativo, allora leggi la nostra guida sulle firme elettroniche qui.

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2. Che tipi di firma sono supportati?

   Il Regolamento eIDAS riconosce 3 tipi di firma elettronica:

   • 1. la firma elettronica semplice (FES);

   • 2. la firma elettronica avanzata (FEA);

   • 3. la firma elettronica qualificata (FEQ).

     In Italia, è definita un’ulteriore e specifica tipologia di firma elettronica qualificata, denominata firma digitale.

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   2. La soluzione di firma elettronica è costruita per il flusso di lavoro?

    

   Come scegliere una soluzione di firma elettronica se non si analizzano le funzionalità della soluzione?

   Analizza le caratteristiche del prodotto e che cosa esattamente la soluzione consentirà di fare a te e al tuo team.

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   Ecco alcune domande che devi considerare. 

1. Il processo di firma: puoi impostare ruoli per i destinatari (firmatari, visualizzatori, approvatori) e personalizzare i flussi di lavoro per destinatari diversi?

   È possibile limitare l'accesso a parti specifiche del contenuto per persone specifiche?

   Il software supporta diversi metodi di firma nello stesso documento?

    

   È possibile inviare promemoria automatici?

   Sai bene quanto è dispendioso mandare manualmente solleciti e-mail ai tuoi utenti.

    

   1. Gli allegati: è possibile aggiungere allegati? È possibile allegare video al documento?

   2. I video sono uno strumento cruciale per veicolare al meglio un messaggio.

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   4. Qualche dato?

   5. Se il messaggio viene veicolato attraverso un video, i visitatori percepiscono il 95% del contenuto.

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      Se i tuoi documenti contengono un linguaggio molto tecnico o un gergo specifico, questa è una funzionalità che può davvero cambiare il tuo modo di fare business.

   7. Avere utenti consapevoli e ridurre la possibilità di reclami e contenziosi legali.

       

   8. I modelli e i campi: è possibile creare modelli? La soluzione supporta più formati di documento (PDF, Microsoft Word, Excel, per citare i più comuni)? È possibile creare modelli con campi?

      In caso affermativo, è possibile creare campi obbligatori per il destinatario prima della firma?

      In questo modo, riduci la possibilità che ti vengano riconsegnati documenti contenenti errori e documenti incompleti.

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       Non finisce qui.

        

       Ci sono molte altre domande che devi porti per avere la certezza di aver fatto tutte le valutazioni necessarie prima della decisione finale.

        

       Quanti documenti fai firmare?

       Questa è la domanda che ti farebbe qualsiasi bravo consulente per orientarti verso la soluzione più adatta alle tue esigenze.

       Soprattutto quando sono tanti, una necessità da considerare è la possibilità di avere una panoramica immediata dei documenti inviati e firmati. In questi casi, è particolarmente utile avere un pannello che ci dà la misura di ciò che sta succedendo ai nostri documenti.

        

   E i contatti? Puoi salvare i contatti sulla piattaforma? Ti basta un click per aggiungerli al tuo documento e non dovrai uscire dalla piattaforma per cercarli nel tuo gestionale, perdendo tempo prezioso della tua giornata di lavoro.

    

   È multilingua? In quali lingue è la piattaforma? Si adatta automaticamente alla lingua del browser del destinatario?

    

   Come si integra la soluzione di firma elettronica con i sistemi esistenti?

    

   Questa è certamente la domanda più comune quando si tratta di scegliere una soluzione di firma elettronica per un'impresa.

    

   Essere in grado di fare tutto da un'unica schermata della piattaforma è sempre più efficiente in termini di tempo rispetto a dover passare da un sistema all'altro.

    

   La soluzione che stai valutando ha API che garantiscono ai tuoi sviluppatori di lavorarci in maniera efficiente?

    

   Lo so che la mole di informazioni è notevole ma c'è ancora una questione che non puoi certo trascurare.

   La sicurezza dei dati.

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   3. Come garantire la sicurezza dei dati dei tuoi utenti?

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4. Capire come il fornitore gestisce i dati e la compliance al GDPR è fondamentale perché una violazione potrebbe avere ripercussioni sulla tua attività e sui tuoi clienti.

    

   I dati: in che modo il fornitore può separare l'accesso ai documenti sensibili? Dove e come vengono archiviati i dati?

   L'audit: nello strumento è incluso un registro di audit? È possibile sapere chi e quando ha interagito con i miei documenti?

    

   Eccoci qui, arrivati alla fine della carrellata di domande che devi farti quando devi scegliere la soluzione di firma elettronica più adatta alle tue esigenze.

E il prezzo?

• È importante comprendere il costo totale del servizio che si sta valutando e avere informazioni dettagliate su eventuali costi nascosti, ad esempio quelli di implementazione. Avere informazioni sui cicli di fatturazione e la possibilità di avere sconti in base ad esempio durata del contratto o della quantità di documenti che devi far firmare.

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   Certamente ora hai bisogno di trovare risposte ma la soluzione che ti serve potrebbe essere più vicina di quanto pensi.

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3. Confirmo è la piattaforma di firma elettronica e digitale che gestisce i tuoi flussi di lavoro.

   Facile, intuitiva e sicura.

4. Adatta al singolo professionista, alle piccole-medie imprese e alle grandi organizzazioni.  

5. La soluzione che mette al centro la sicurezza dei dati degli utenti e la validità legale dei tuoi documenti.

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