Come fare la firma elettronica semplice con OTP

Gestisci differenti documenti aziendali e cerchi una soluzione di firma elettronica con valenza legale?

Vuoi migliorare la produttività della tua impresa e l'esperienza dei tuoi clienti?

Continua a leggere questo articolo, troverai le risposte che cerchi e imparerai come funziona la firma elettronica semplice.

1. Cos'è la firma elettronica semplice e quando usarla

Chiariamo subito un punto chiave: non tutti i documenti sono uguali.

Un preventivo contiene informazioni importanti per gli attori coinvolti ma profondamente diverse, con implicazioni differenti, rispetto a quelle contenute in un referto medico. 

Qual è il punto?

Le firme elettroniche da usare per sottoscrivere questi documenti non sono uguali.

Per saperne di più, puoi leggere l'articolo dove analizziamo le caratteristiche delle differenti tipologie di firma elettronica.

In questo post, parliamo di un tipo di firma, detta firma elettronica semplice (FES), adatta per sottoscrivere diversi tipi di documenti aziendali.

Quali?

Facciamo alcuni esempi:

• - ordini e preventivi,

• - informativa privacy,

• - contratti di lavoro e di servizio,

• - accordi di riservatezza.

Nel Regolamento eIDAS, è chiamata semplicemente «firma elettronica» ed è definita come "dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare" (art. 3,  n. 10).

In questa categoria ricadono le combinazioni Username e Password per accedere ai siti web, tessera e  codice PIN per prelevare contanti, così come la sigla che lasci sul terminale del corriere che ti consegna un pacco. 

Il fatto che sia comunemente indicata come firma semplice fa pensare che sia limitata, debole e poco sicura. 

Non è nulla di tutto ciò se viene apposta nel giusto contesto, nel documento giusto.

Secondo la normativa europea“una firma elettronica non possono essere negati gli effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziali per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti per firme elettroniche qualificate” (Sezione 4, art. 25, n. 1).

Che significa?

La FES viene ammessa come prova in sede di giudizio perché il suo valore legale è riconosciuto dalla normativa.

Sta al giudice incaricato valutare la sua ammissibilità come prova, in relazione alle caratteristiche di autenticità, integrità e immodificabilità. 

Le due affermazioni non sono in contraddizione perché esistono diversi modi per fare una firma semplice, come detto qui sopra.

Essere certi che chi firma è chi dice di essere va adeguatamente valutato se si parla di uno scarabocchio raccolto dal corriere o di una firma OTP, cioè una firma che prevede una fase di accesso e l'inserimento di una One-Time Password (OTP), che viene generata o inviata, su richiesta di chi firma, sul cellulare e che ha una validità limitata nel tempo.

È questo che va a valutare il giudice, di volta in volta, in sede di giudizio.

2. Come fare la firma elettronica OTP

Abbiamo parlato delle caratteristiche della firma semplice, del valore legale ma come far firmare elettronicamente con una firma OTP?

Sono poche e semplici le operazioni che deve fare la persona che riceve il documento da firmare.

Nella modalità di firma, appena descritta, c'è più sicurezza dovuta alla procedura di autenticazione a 2 fattori (nota anche come 2FA):

- l'accesso al proprio account di posta elettronica, protetto da password;

- la ricezione dell'OTP via SMS sul cellulare oppure tramite applicazioni dedicate.

Si combinano quindi 2 fattori:

1. "una cosa che sai" cioè la password per l'accesso alle email ricevute,

2. "una cosa che hai", in questo caso lo smartphone sul quale ricevi o visualizzi il codice.

3. La firma elettronica semplice con OTP di Confirmo

Confirmo è la soluzione che ti permette di scegliere tra tutti i tipi di firma elettronica esistenti. 

Scegli la FES di Confirmo per far firmare la privacy, i preventivi, gli ordini e i documenti interni.

L'unica FES che proponiamo è utilizzabile in modalità remota, rafforzata con OTP per dare maggior sicurezza e valenza legale a questo comune tipo di sottoscrizione dei documenti.

Altri vantaggi sono:

- è facile da usare anche per chi non ha grande dimestichezza con la tecnologia;

- non richiede l'installazione di applicazioni da parte di chi deve firmare;

- i tuoi clienti firmano senza necessità di avere una firma elettronica;

- l'archiviazione digitale consente di reperire le informazioni in maniera semplice e rapida, favorisce la condivisione e la tracciabilità delle informazioni.

Scopri ora come firmare digitalmente e risparmiare tempo, aumentare la produttività della tua azienda e avere clienti soddisfatti con Confirmo.

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