Raccogliere e archiviare il consenso informato è un'attività delicata.
Una cattiva gestione del processo può avere gravi conseguenze legali ed economiche per una struttura sanitaria.
Il consenso informato non è solo di un atto burocratico, finemente regolamentato, che deve essere svolto prima di un trattamento medico, ma è anche il momento in cui il paziente prende piena consapevolezza di ciò che viene proposto per acconsentire o meno.
In questo articolo, affronteremo quali sono i vantaggi della gestione digitale del consenso informato.
1. Gestione del consenso informato cartacea o digitale?
2. Cosa cercare in una piattaforma per digitalizzare il consenso informato?
3. Confirmo: dematerializza i consensi a piena validità legale
1. Gestione del consenso informato cartacea o digitale?
Ancora oggi, molte strutture sanitarie gestiscono il consenso informato su carta.
Il medico fornisce informazioni, spiega l'atto medico e chiarisce i dubbi, quindi propone al paziente un modulo cartaceo prestampato da firmare. Una volta raccolto, il documento firmato deve essere archiviato tra 10 e 20 anni.
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Questo processo, seppur ormai ben consolidato, presenta molte criticità:
- errori: utilizzo di modulistica non aggiornata, mancante di alcune parti;
- rischi legali per consensi incompleti o smarrimenti dei moduli;
- tempi di ricerca lunghi in archivi spesso disorganizzati;
- costi elevati di stampa e archiviazione.
La buona notizie è che ci sono delle valide alternative di gestione del consenso informato, soluzioni digitali.
Cominciamo ad analizzare come vengono superate le criticità della gestione cartacea.
Partiamo dalla riduzione degli errori.
Mai più molteplici versioni dello stesso documento perché era rimasta una vecchia copia nel cassetto o nel raccoglitore dell'accettazione.
L'eliminazione dei moduli cartacei assicura che la versione del consenso informato che viene sottoposta al paziente è quella aggiornata.
Mai più dati mancanti. Il processo non può essere chiuso con la firma del paziente se manca qualche dato richiesto nella modulistica digitale.
E andiamo avanti con la riduzione dei rischi legali.
Iniziamo dalla completa tracciabilità del processo. In pochi click, si può sapere l'ora in cui è stato mostrato il documento, le sezioni che sono state cliccate, tutte le informazioni sulla firma.
È quindi facilmente valutabile l'integrità di ogni fase del processo in caso di contenzioso.
Inoltre, i tempi di ricerca sono rapidi, le operazioni da fare sono le stesse di quando si cerca un file nel proprio computer.
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L'archiviazione digitale è meno costosa e più sicura. I dati raccolti sono ben protetti.
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Sappiamo tutti come è semplice dimenticare un foglio sopra la scrivania o rovesciare una tazza di caffè!
2. Cosa cercare in una piattaforma per digitalizzare il consenso informato?
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Bisogna valutare le varie soluzioni sul mercato e scegliere quella giusta.
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Facile a dirsi, ma cosa bisogna valutare nella scelta?
I cambiamenti di processi ben consolidati, soprattutto in grandi organizzazioni, creano sempre una certa apprensione.
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Il passaggio dalla gestione cartacea del consenso informato a quella digitale va affrontato in modo da minimizzare l'impatto, in modo graduale.
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La scelta deve tener conto della possibilità di fare un'attivazione graduale, di essere integrabile con gli altri software usati in ambito sanitario. Per usare un tecnicismo, la soluzione digitale deve avere una architettura flessibile.
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L'interfaccia utente, cioè le schermate che vengono mostrate al paziente, deve essere semplice e chiara perché spesso il paziente è anziano o a disagio con gli strumenti digitali anche se una enorme fetta della popolazione, circa 32 milioni di italiani secondo i dati riferiti al 2022 dell'Osservatorio Digital Identity, possiede lo SPID e utilizza un conto corrente online.
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Le schermate devono essere facili da leggere, intuitive quando richiedono l'immissione di dati e risposte a questionari.
- La raccolta del consenso richiede una serie di passaggi obbligatori, quindi la soluzione digitale deve dare la possibilità di seguire l'intero processo, di impostare dei check-point di verifica prima della firma.
- Deve avere la possibilità di gestire diversi i tipi di firma elettronica: avanzata, grafometrica e qualificata.
- La piattaforma digitale deve garantire che le informazioni, raccolte durante la fase di richiesta del consenso, siano facilmente reperibili così il personale autorizzato può trovare ciò che cerca in pochi click. Inoltre, deve prevedere la conservazione a norma dei documenti raccolti.
- Ultimo aspetto da valutare, non certo per importanza, è la "reputazione" di chi offre la soluzione. Il fornitore deve avere competenze normative, esperienza nella gestione della firma elettronica sia avanzata che digitale nel settore sanitario.
3. Confirmo: dematerializza i consensi a piena validità legale
Confirmo è la soluzione che fa al caso tuo!
La piattaforma è pensata per strutture che devono gestire e sottoporre i consensi sia di primo livello che di tipo sanitario ai propri utenti.
È fatta per integrarsi con gli altri software usati dalle organizzazioni sanitarie ma può essere usata anche in cloud.
Garantisce la tracciabilità delle informazioni e la sicurezza dei dati sensibili gestiti.
Supporta tutte le tipologie di firma elettronica e digitale e ti lascia la libertà della gestione della sottoscrizione dei documenti in struttura con la firma avanzata grafometrica o da remoto, mantenendo in entrambi i casi piena validità legale ai tuoi documenti.
