Le firme elettroniche sono uno strumento essenziale per qualsiasi azienda che vuole restare competitiva nel 2023 (e nei prossimi anni!).
Perché?
Ti aiutano a gestire i numerosi accordi prodotti dall'azienda e consentono un'amministrazione molto più efficiente.
La firma elettronica avanzata è una delle tipologie di firma elettronica esistenti, di cui parleremo, nel dettaglio, in questo articolo.
Se vuoi sapere di più sugli altri tipi di firma elettronica e digitale, puoi leggere il nostro articolo dove parliamo delle differenti tipologie di firma.
1. Perché scegliere la Firma Elettronica Avanzata?
La firma elettronica avanzata serve a dimostrare che:
- - la persona che firma è chi dice di essere;
- - la persona ha effettivamente firmato un documento in un determinato momento;
- - la persona è consapevole del contenuto del documento al momento della firma (ma solo se usa Confirmo!).
La firma elettronica avanzata (FEA) consente di firmare i documenti con piena validità legale.
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Per questo tipo di firma vengono utilizzate tecniche informatiche sofisticate, che non starò qui a descriverti, che servono a garantire l'autenticità di un documento firmato.
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Ti sarà utile sapere che se, in un secondo momento dopo la firma, una persona dovesse sostenere di non aver mai firmato davvero il documento, avrà difficoltà a dimostrarlo se hai scelto la firma elettronica avanzata!
In poche righe, hai già un'anticipazione di alcune caratteristiche della FEA che fanno sì che venga molto utilizzata per documenti legalmente vincolanti.
La FEA, a differenza della firma elettronica qualificata, non richiede al firmatario il possesso di strumenti di firma digitale e allo stesso tempo soddisfa il requisito della forma scritta.
2. Meglio FEA grafometrica o FEA remota?
Esistono due modi per far firmare con la FEA:
- con un tablet per la firma avanzata grafometrica,
- con altri dispositivi (PC, tablet, smartphone), meglio se dotati di fotocamera.
Quale va meglio dipende dal modo in cui richiedi la firma ai tuoi clienti o collaboratori.
Mettiamo a confronto due situazioni.
Il tuo business prevede che il cliente venga in sede per firmare il contratto.
Col cliente di fronte a te, la cosa più immediata è replicare l'atto della firma "classico" se non che viene fatta con un pennino su un tablet grafometrico.
L'esperienza del tuo cliente non è molto diversa da quella con carta e penna!
L'unica attenzione che dovrai avere è richiedere il consenso al trattamento dei dati biometrici e identificare con un documento di riconoscimento in corso di validità il cliente.
Se vuoi approfondire questa modalità di firma avanzata, puoi leggere il nostro articolo sulla firma grafometrica.
Ti dirò di più!
Alcune piattaforme (come Confirmo) ti guidano nel processo di acquisizione della firma grafometrica e automatizzano i passaggi da fare, limitando di fatto le possibilità che ti dimentichi di chiedere tutto ciò che serve per soddisfare i requisiti di validità legale della firma.
Altro scenario se la tua azienda lavora con clienti che si trovano lontano, impossibilitati a raggiungere la sede, che vogliono firmare in qualsiasi momento.
In questo caso, la FEA remota è l'opzione migliore per coniugare sicurezza e flessibilità.
Le operazioni da fare sono molto simili a quelle per firmare con una firma semplice con OTP.
L'unica differenza, dato che deve essere verificato che chi firma è chi dice di essere, è la richiesta un'identificazione del firmatario al momento della firma.
Può essere fatta da un operatore in videochiamata o con mezzi informatici con documento di riconoscimento in corso di validità (per questo motivo serve una fotocamera sui dispositivi usati per la FEA remota!).
In quale delle situazioni ti ritrovi?
Se la tua risposta è nessuna delle due, c'è un'altra opzione che puoi valutare: la modalità ibrida.
Mandare tutta la documentazione per email, così il cliente la legge con calma e poi viene in sede per la firma, così può chiarire i suoi dubbi e firmare come ha sempre fatto, nella sede della tua attività.
Ora hai tutte le informazioni per scegliere la firma avanzata che fa al caso tuo!
3. Posso firmare con lo SPID?
Su questo punto bisogna spendere qualche riga per fare chiarezza.
Lo SPID, acronimo di Sistema Pubblico di Identità Digitale, è l'identificativo elettronico univoco di una persona che consente a chi ne è provvisto di accedere non solo ai servizi offerti dalla Pubblica Amministrazione ma anche a servizi offerti da aziende private.
È un sistema di identificazione che prevede diversi livelli di autenticazione.
La persona viene dotata di nome utente e password (primo livello), si sale di livello se riceve anche una One-Time Password, un codice da inserire che ha una validità limitata nel tempo, oppure se deve utilizzare un dispositivo elettronico (terzo livello).
Una recente proposta fatta da un importante ente della Pubblica Amministrazione è di unire l'identificazione elettronica con lo SPID alla firma elettronica avanzata.
Quali sono i benefici in più che si potrebbero ottenere?
Aumentare la sicurezza e le garanzie di non ripudio della firma senza necessità di dotare gli utenti di una firma digitale o una firma elettronica qualificata.
4. Conclusioni
La firma elettronica avanzata offre un'ampia gamma di vantaggi alle imprese e ai professionisti.
Adottare una soluzione in cloud facile da usare, sicura e affidabile (come l'app di Confirmo) ti aiuta a:
- - ridurre i costi di gestione,
- - aumentare l'efficienza operativa,
- - semplificare le procedure,
- - aumentare la sicurezza dei documenti.
Inoltre, la possibilità di firmare documenti da remoto e in qualsiasi momento garantisce un maggiore livello di praticità e flessibilità.
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