Carta canta, dice il detto. La realtà è che la carta costa. Tanto. Molto di più di quanto ci si possa immaginare.
Per le aziende e le istituzioni di ogni natura e dimensione, la gestione dei processi documentali rappresenta un costo ingentissimo, del quale la carta non è che una frazione. Oltre alla carta, infatti, si devono contare i costi di stampa (stampanti, toner, inchiostro, manutenzione), i costi di trasporto, i costi di conservazione e di archiviazione. Secondo gli studi di Aragon Research, questi costi arrivano a rappresentare tra l’1 e il 2% dell’intero fatturato, cifre che ogni anno vengono sottratte agli investimenti in ricerca o sviluppo e che diminuiscono l’utile complessivo.
Fin qui le cattive notizie. La bella notizia? Questi costi possono essere ridotti enormemente, fino a sparire del tutto, grazie alle novità della digitalizzazione. La vera digitalizzazione non si limita alla dematerializzazione, ovvero alla scansione e all’archiviazione di documenti cartacei che dovranno comunque essere stampati, trasportati e conservati (con tutti i costi connessi). La vera digitalizzazione cancella il problema della carta alla radice.
Confirmo, l’applicazione che gestisce interamente i processi documentali, permette di eliminare i costi della carta a ogni realtà che acquisisce consensi a norma di legge da parte degli utenti, siano esse grandi istituzioni o liberi professionisti con partita Iva.
La digitalizzazione non riduce solo i costi, ma migliora enormemente i processi di lavoro cancellando i limiti intrinsechi della carta, come la difficoltà di reperire determinati documenti in archivio in un determinato momento.
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