Carlo ha fatto una brutta caduta e deve sottoporsi a un esame radiologico.
Arriva al suo appuntamento e fa l'accettazione.
Seguono la registrazione coi suoi dati personali, le firme per il consenso privacy e il consenso informato al trattamento.
Magari la compilazione di una scheda anamnestica per le eventuali allergie al mezzo di contrasto.
Una volta fatto l'esame e pagata la prestazione, Carlo ottiene un referto firmato dallo specialista.
Sono davvero tanti i documenti che deve gestire la struttura sanitaria che offre il servizio a Carlo.
In questo post, parleremo di come ottimizzare il flusso di lavoro con un software di gestione dei documenti e far sì che Carlo sia un paziente soddisfatto.
1. Migliorare l'esperienza del paziente e mantenere alti i livelli di soddisfazione
I processi di registrazione di un nuovo paziente possono essere molto manuali, lunghi e costosi.
Del resto, i dati personali sono una merce davvero preziosa e delicata da trattare e per questo le strutture operano con la massima attenzione per proteggerli.
Al tempo stesso è sempre più necessario semplificare le procedure di registrazione dei pazienti.
Come è possibile coniugare questi due aspetti?
Passando a una gestione dei documenti completamente digitale: dal primo contatto, alla firma dei consensi, dalla proposta di trattamento alla firma del referto.
Come?
Scegliendo una piattaforma per:
- gestire tutti i dati,
- organizzare e condividere i documenti,
- firmare elettronicamente,
- archiviare e conservare.
Facile, in totale sicurezza e compliance normativa.
Non sto parlando di quelle tavolette per firmare con la "penna digitale".
Certo un passo avanti per ridurre la carta e per la digitalizzazione.
Tuttavia, le tavolette supportano solo la firma grafometrica.
La firma grafometrica è un tipo di firma elettronica avanzata (FEA) che va a collegare alcuni parametri unici del tratto della "penna" al firmatario.
Se vuoi saperne di più, ti consiglio di leggere il nostro approfondimento qui.
È un tipo di FEA che:
- richiede la presenza del paziente in struttura,
-
- non è adatta per tutti i tipi di documenti.
-
Quanto sarebbe più semplice se i pazienti potessero compilare i documenti e firmare in modalità elettronica sui loro telefoni o tablet? Magari comodamente da casa?
Questo scenario è già possibile scegliendo una soluzione che supporta la gestione dei documenti e le firme elettroniche e digitali da remoto.
Migliori l'esperienza del paziente e hai tutti i vantaggi di un servizio efficiente e sicuro.
2. Migliorare la sicurezza dei dati sanitari e ridurre i costi
E la sicurezza e l'archiviazione dei documenti?
I dati sanitari sono informazioni riservate che devono essere protetti da accessi, usi o divulgazioni non autorizzati.
Sono dati che occupano un posto speciale nell'architettura della sicurezza e nelle strategie di riduzione del rischio.
Tuttavia, la tradizionale gestione cartacea non è certo la più adatta per questo tipo di dati.
Ogni documento viene rivisto, o viene dimenticato, o passa di mano almeno un paio di volte. È facilmente comprensibile che può finire nelle mani sbagliate.
Passiamo a un altro tema critico: l'archiviazione dei documenti sanitari.
Per questo tipo di documenti, l'archiviazione prevista dalla normativa varia tra i 10 anni e per un tempo illimitato.
La distinzione viene fatta in base al tipo di documento.
- Documenti amministrativi, come ad esempio le fatture, e le radiografie ricadono nella prima categoria, cioè devono essere conservati per almeno 10 anni.
- Le cartelle cliniche, le analisi di campioni in laboratorio, il consenso al trattamento dei dati personali, esami di laboratorio, referti vanno conservati illimitatamente.
L'archivio cartaceo occupa spazio, è soggetto a deterioramento e a manomissioni. Ha elevati costi di mantenimento. La situazione cambia completamente nell'archiviazione digitale.
Quando usi una piattaforma che gestisce tutto il tuo flusso di documenti non devi preoccuparti di nulla, i tuoi documenti sono al sicuro, resi illeggibili tramite crittografia, immodificabili subito dopo la firma.
3. Aumentare l'efficienza
Piccolo disclaimer per addetti ai lavori: il consenso informato medico deve essere controfirmato dal personale sanitario per garantire la validità legale del documento. Con una firma elettronica qualificata.
In Italia, può essere usata anche la firma digitale.
La firma elettronica qualificata e digitale sono tipi di firma che devono essere usati quando si vuole garantire che un documento sia firmato da una persona specifica e che può essere autenticato e dimostrato che proviene da quella persona.
Scopri le caratteristiche di tutte le tipologie di firma elettronica sul nostro articolo dedicato.
Questi tipi di firma si basano su certificati qualificati o chiavi asimmetriche rilasciate da enti autorizzati e su una tecnologia completamente diversa da quella della firma grafometrica.
Quindi, non basta scegliere un'altra tavoletta grafica, si tratta di due soluzioni diverse.
Per avere la massima efficienza nel tuo flusso di lavoro quindi l'opzione migliore è di orientarti sulla scelta di una soluzione integrata che supporti i differenti tipi di firma elettronica.
Soddisfi tutti i requisiti legali, guadagni in efficienza e usi un solo software.
4. Confirmo: la piattaforma per la gestione dei documenti e la firma elettronica
La soluzione è stata progettata per la gestione di tutti i documenti, dai moduli di registrazione al consenso informato.
Supporta tutti i tipi di firma elettronica: semplice, avanzata, qualificata e digitale.
Ti permette di firmare e far firmare in struttura, in mobilità e in modalità ibrida.
Ti consente di essere conforme alla legge.
Scopri come semplificarti la vita di tutti i giorni e far sì che Carlo sia un paziente informato e soddisfatto.
