Ogni imprenditore o professionista sa quanto sia importante conservare i documenti in modo corretto e sicuro. Lo provano gli archivi stipati e polverosi che tutti noi conosciamo.
Come funziona questo processo nel caso di documenti digitali?
In questo articolo, vedremo quale siano i processi da seguire per la documentazione digitale e come Confirmo semplifichi la vita delle aziende e dei professionisti in materia di archiviazione e conservazione documentale.
1. Archiviazione digitale e obblighi normativi sulla conservazione documentale
L’archiviazione elettronica dei documenti è il processo che prevede la memorizzazione dei contenuti su supporto che può essere una chiavetta USB, un hard disk o un server in cloud.
Non è regolamentata ma è una buona prassi da seguire.
Nella digitalizzazione della documentazione, cioè nel passaggio dal cartaceo al digitale, è fondamentale seguire regole ben precise per l'organizzazione dell'archivio digitale per mantenere una facile reperibilità dei documenti digitali.
La conservazione digitale dei documenti rientra in un più ampio processo di gestione documentale. È definita come "l'attività volta a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici". In Italia, è regolamentata dall'articolo 44 del Codice dell'amministrazione digitale (CAD).
A cosa serve la conservazione digitale?
Serve ad assicurare:
- autenticità;
- integrità;
- affidabilità;
- leggibilità;
- reperibilità.
Ti starai certamente chiedendo, quali sono i documenti che devono essere conservati digitalmente?
La conservazione digitale è obbligatoria nel caso di fatture elettroniche e di documenti fiscalmente rilevanti, in linea generale per tutti i documenti nativamente informatici a rilevanza civilistica come la posta elettronica certificata, i contratti e i documenti sottoscritti con firma digitale.
La normativa stabilisce quale tipologia di documenti deve essere obbligatoriamente conservata e per quanto tempo, a seconda dell'attività svolta.
Ogni documento, a valenza fiscale e non, può essere conservato digitalmente a norma. In caso di documenti contenenti dati particolari, come ad esempio, dati sanitari oppure dati ritenuti sensibili, esistono soluzioni che si basano su sofisticati sistemi di trasferimento sicuro e di crittografia.
2. I benefici delle soluzioni digitali per l'archiviazione e la conservazione documentale
I vantaggi dell'archiviazione digitale sono molteplici in termini di sicurezza, efficienza e riduzione dei costi.
L'archiviazione dei documenti cartacei in un’azienda comporta un notevole risparmio di tempo, di spazio e di costi.
Anche per i documenti che nascono digitali, l'archiviazione consente di reperire le informazioni importanti in maniera semplice e rapida, favorisce la condivisione e la tracciabilità delle informazioni.
Infine, garantisce una maggior sicurezza degli accessi e del controllo delle attività sui documenti archiviati, riducendo i rischi di errore.
La conservazione digitale a norma, oltre a offrire i benefici già citati, garantisce la validità probatoria dei documenti nel tempo.
Ogni azienda e ogni professionista ha la possibilità di scegliere autonomamente a quale società terza demandare la conservazione digitale dei propri documenti. I privati, a differenza delle Pubbliche Amministrazioni, hanno la possibilità di scegliere tra i diversi fornitori di conservazione digitale senza necessariamente rivolgersi conservatori qualificati.
I conservatori qualificati sono fornitori, pubblici o privati, di servizi di conservazione, riconosciuti da Agenzia per l'Italia Digitale (AgID), che possiedono i requisiti più elevati, in termini di qualità e di sicurezza.
Che succede se non si rispetta la normativa?
In caso di contenzioso o di controllo delle autorità competenti, i documenti correttamente conservati possono essere addotti come prova.
Per fare un esempio molto comune, se i documenti fiscali non vengono conservati a norma non si può dimostrare di aver effettuato un pagamento, anche se è stato fatto.
A seconda del caso in esame, si può andare incontro a sanzioni economiche o a conseguenze penali.
3. Confirmo: archiviazione in cloud e conservazione digitale a norma
La piattaforma di Confirmo prevede un servizio di archiviazione digitale per tutti i suoi utenti, garantendo la loro sicurezza e la loro disponibilità nel tempo.
La soluzione prevede l'archiviazione in cloud, che significa che i documenti sono archiviati su server sicuri e accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a internet.
Inoltre, Confirmo ti permette di attivare un servizio di conservazione digitale a norma presso un conservatore qualificato, proprio per avere la certezza di standard elevati.
Scegli Confirmo, la soluzione che archivia in cloud tutti i documenti che invii per la firma, li trovi e li scarichi in qualsiasi momento e ti permette di conservare digitalmente a norma, in totale sicurezza.
Riferimenti normativi AgID: Linee guida formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici
Il materiale pubblicato su questo sito web non fornisce né intende in nessun modo fornire consulenza legale. Per saperne di più, leggi qui.
