L’informativa privacy e il consenso al trattamento dei dati personali sono documenti che quotidianamente presenti ai tuoi clienti.
Sono documenti di circa 3-4 pagine, stampato fronte/retro facciamo 2 fogli?
Se hai 10 nuovi clienti al giorno, significa che compili, stampi e archivi 400 fogli in un mese che occuperanno spazio nel tuo archivio "fisico" fino a "quando sono esaurite le finalità per le quali i dati sono stati raccolti" (art. 17, GDPR).
Sai che puoi semplificare tutta la gestione e la firma di questa documentazione?
Continua a leggere questo articolo per saperne di più.
Se vuoi puoi navigare per argomento, parleremo di:
1. Cos’è l’informativa privacy
2. Che informazioni devono essere presenti?
3. Come soddisfare la normativa?
4. Semplifica la gestione con una piattaforma multifunzione
1. Cos’è l’informativa privacy
E’ un documento d'importanza centrale che deve informare l’utente di come vengono trattati i suoi dati personali.
Serve a garantire che l’utente sia informato e consapevole di chi tratta i suoi dati personali, di quali dati raccoglie, come li usa e con chi li condivide.
Chiunque di noi vuole tutelare la propria “privacy”.
D'altra parte, chi raccoglie i dati deve operare nel rispetto della normativa vigente.
Il punto è che questo modulo viene visto dall'utente come pieno un foglio pieno di frasi intricate e vocaboli incomprensibili, difficile da leggere e da capire.
L’istinto primario è scappare! Fare una spunta di presa visione o firmare.
Facciamo una prova?
Salvo pochi casi (in aumento per fortuna!), si può provare un senso di disagio di fronte a parole come titolare del trattamento, finalità di trattamento, condivisione con terze parti e così via.
Chi propone l’informativa ha soddisfatto quanto richiesto dalle norme in vigore?
Si e no.
La legislazione prevede che la persona che legge l’informativa comprenda quali e come vengono trattati i suoi dati personali, cosa ne viene fatto e se vengono condivisi con altri. L'informativa privacy deve essere trasparente per l’utente finale così da tutelare i suoi diritti.
2. Che informazioni devono essere presenti?
Le informazioni devono essere presentate all’utente PRIMA che qualsiasi dato personale venga trattato.
Per la persona che legge deve essere chiaro chi e come raccoglie i dati, quali dati e perché vengono raccolti, con chi vengono condivisi.
Come previsto dal Regolamento europeo “grazie ad informazioni e comunicazioni facilmente accessibili e comprensibili, utilizzando un linguaggio semplice e chiaro” (Considerando 37 del GDPR).
Le informative devono essere scritte con linguaggio semplice, eventualmente arricchite da grafiche e icone, in modo che gli utenti capiscano cosa succederà ai loro dati personali.
Per soddisfare al meglio questi requisiti le informazioni possono essere fornite in forma scritta o sfruttando mezzi elettronici.
Chi sono gli attori coinvolti quando si parla di gestione della privacy?
L’interessato così viene chiamata (in "burocratese") la persona che può essere identificata dai dati che vengono raccolti.
Chi raccoglie i dati è il Titolare del trattamento. Può essere il medico, l’azienda che ha un sito web, l’agenzia che rinnova la patente. Il Titolare può nominare un Responsabile qualcuno che si occupi di gestire tutti gli aspetti relativi al corretto trattamento dei dati personali.
3. Come soddisfare la normativa?
E’ importante fornire informazioni chiare e soddisfare la normativa. È utile far capire chi sono gli attori coinvolti e come vengono trattati i dati personali dei tuoi utenti, come sono protetti in conformità con le leggi in vigore.
Perché si parla di trattamento dei dati personali?
Con trattamento si intende qualsiasi operazione applicata ai dati personali come la raccolta, l'organizzazione, la consultazione, fatta sia con processi automatizzati sia manuali.
Serve il consenso dell'utente per trattare i dati personali?
Il GDPR ha avuto un grosso impatto sulla centralità del consenso al trattamento dei dati personali, in particolare su quelli sanitari.
Il GDPR ha inciso sulle basi giuridiche del trattamento e il consenso è solo una delle alternative previste.
Bisogna valutare quale sia la base giuridica più idonea rispetto al trattamento che si intende fare e indicarla nell'informativa rivolta ai propri utenti.
In generale, bisogna poter dimostrare l’esistenza dell'informativa e la presa visione da parte dei propri, come forma di tutela in caso di necessità di controllo da parte dell’autorità di vigilanza; ma questo non è da confondere con la necessità di espressione di consenso.
4. Semplifica la gestione con una piattaforma multifunzione
È possibile guadagnare efficienza e ridurre i costi operativi, rimanendo in conformità normativa?
La risposta è affermativa, bisogna considerare una soluzione tecnologica!
1. Scegli una piattaforma digitale per la gestione dei documenti.
Crei, invii e fai firmare tutti i documenti della tua azienda (anche la privacy!) da un’unica piattaforma. Risparmi tempo e automatizzi le operazioni di routine.
Ad esempio, puoi inviare l’informativa privacy e il consenso al trattamento dei dati personali ai tuoi clienti via email prima dell'appuntamento. I tuoi clienti che potranno leggerla in assoluta calma "in modalità remota", ovunque si trovino e in qualunque momento dal loro telefonino o dal computer di casa.
2. Hai già un gestionale? Integra una soluzione di firma elettronica!
- Non è necessario stampare e far firmare, archiviare. Integri una soluzione di firma elettronica nei tuoi applicativi già presenti in azienda che preveda la firma "remota" e l'archiviazione digitale.
- - Eviti di riempire l’archivio "fisico" di carta e salvaguardi l'ambiente.
- - Non perdi tempo a ricercare i documenti, ad esempio, quando un tuo cliente non vuole più condividere i suoi dati personali con “terze parti”. Ti basteranno due click, senza nemmeno alzarti dalla sedia!
- - Riduci le file e le lunghe attese col self check-in.
Bada bene a scegliere una soluzione che supporti i diversi tipi di firme elettroniche che servono al tuo business.
Vuoi saperne di più, leggi il nostro approfondimento sui tipi di firme elettroniche.
3. Completa la tua comunicazione con risorse multimediali.
Vuoi ancora di più?
Scegli una piattaforma che supporta risorse multimediali, audio, video, grafiche.
Avrai tutto ciò che ti serve quando vorrai integrare la tua modulistica per renderla ancora più coinvolgente e aumentare la fiducia dei tuoi utenti.
Confirmo è una soluzione multifunzione, all-in-one (tutto-in-uno).
Una piattaforma per gestire i documenti, tutti i documenti.
Per creare, modificare e aggiornare, compilare, firmare digitalmente in modo semplice. Sia che tu abbia di fronte il tuo cliente, sia che si trovi a chilometri di distanza.
Una gestione elettronica che ti permette di rispettare la normativa, di informare, di far firmare il consenso e archiviare, senza abbattere alberi e riempire stanze di carta.
Se vuoi semplificare il tuo lavoro e vedere come funziona la firma online gratis, contattaci!
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