L’informativa privacy e il consenso al trattamento dei dati sono documenti che quotidianamente presenti ai tuoi clienti.
Sono documenti di circa 3-4 pagine, stampato fronte/retro facciamo 2 fogli?
Se hai 10 nuovi clienti al giorno, in un mese hai stampato 400 fogli che vanno archiviati, dopo essere stati firmati.
Sai che puoi semplificare la gestione e la firma di questo documento?
Continua a leggere questo articolo per saperne di più.
Se vuoi puoi navigare per argomento, parleremo di:
1. Cos’è l’informativa privacy
2. Che informazioni devono essere presenti?
3. Come soddisfare la normativa?
4. Semplifica la gestione con una piattaforma multifunzione
1. Cos’è l’informativa privacy
E’ un documento d'importanza centrale che deve informare l’utente di come vengono trattati i suoi dati.
Serve a garantire che sia l’utente stesso di un certo servizio a decidere in merito a suoi dati, può accettare o rifiutare.
Chiunque è consapevole della necessità di tutelare la “privacy”.
Chi raccoglie i dati vuole, e deve, rispettare la normativa vigente.
Il punto è che questo documento viene visto come quel “modulo da firmare” pieno di frasi intricate e vocaboli incomprensibili. Difficile da leggere e da capire.
L’istinto del lettore è scappare! Firmare e via.
Facciamo una prova?
Salvo pochi casi (in aumento per fortuna!), si può provare un senso di disagio di fronte a parole come titolare del trattamento, finalità di trattamento, condivisione con terze parti e così via.
Chi propone l’informativa ha soddisfatto quanto richiesto dalle norme in vigore?
Si e no.
La legislazione prevede che quando una persona legge l’informativa comprenda quali e come vengono trattati i dati, cosa ne viene fatto e le conseguenze. Che sia trasparente per l’utente finale con lo scopo di tutelare i suoi diritti.
2. Che informazioni devono essere presenti?
Queste informazioni devono essere date all’utente prima che qualsiasi dato venga raccolto.
Per la persona che legge deve essere chiaro chi e come raccoglie i dati, quali dati e perché vengono raccolti, con chi vengono condivisi.
Come previsto dal Regolamento europeo “grazie ad informazioni e comunicazioni facilmente accessibili e comprensibili, utilizzando un linguaggio semplice e chiaro” (Considerando 37 GDPR).
Scritte con linguaggio semplice, eventualmente arricchite da grafiche e icone, in modo che gli utenti capiscano cosa potrebbe succedere ai loro dati.
Si pensi a quando l’informativa è rivolta a dei minori.
Coincisa, chiara e facilmente accessibile e intellegibile per l’interessato (Considerando 39 GDPR).
Per soddisfare al meglio questi requisiti può essere fornita in forma scritta o sfruttando mezzi elettronici.
3. Come soddisfare la normativa?
E’ chiaramente cruciale soddisfare la normativa e bisogna far sentire la persona tutelata, farle sapere che i suoi dati sono protetti in conformità con la legge.
Certo per raggiungere un obiettivo ambizioso servono tempo e gli strumenti giusti.
1. Scegli una piattaforma digitale per la gestione dei documenti.
Creare, approvare e firmare tutti i documenti della tua azienda in un’unica area di lavoro ti permette di risparmiare tempo e di automatizzare le operazioni di routine. Ad esempio, la presentazione dell’informativa privacy ai tuoi clienti e il consenso.
Una piattaforma digitale ti offre anche il vantaggio di inviare la documentazione ai tuoi clienti che potranno leggerla in assoluta calma "in modalità remota", ovunque si trovino e in qualunque momento. Direttamente dal telefonino o dal computer di casa.
2. Integra una soluzione di firma elettronica.
Così non è necessario stampare e far firmare. Eviti di riempire l’archivio di carta, di essere dannoso per l’ambiente e di perdere tantissimo tempo a ricercare i documenti, ad esempio, quando un tuo cliente non vuole più condividere i suoi dati con “terze parti”.
Ti basteranno due click, senza nemmeno alzarti dalla sedia!
Bada bene a scegliere una soluzione che supporti i diversi tipi di firme elettroniche che servono al tuo business.
Vuoi saperne di più, leggi il nostro approfondimento qui.
Firma e fai firmare digitalmente, a pieno valore legale.
Se vuoi il massimo per i tuoi clienti, scegli una soluzione che supporti la modalità di firma elettronica remota, così da firmare anche a casa, in sala d’attesa al parco.
Scegli l’ordine dei destinatari per ottenere firme multiple e impostare flussi di lavoro.
3. Completa integrazione con risorse multimediali.
Vuoi ancora di più?
Scegli una piattaforma che supporta risorse multimediali, audio, video, grafiche.
Avrai tutto ciò che ti serve quando vorrai integrare la tua informativa privacy con elementi aggiuntivi per renderla ancora più coinvolgente e aumentare la fiducia dei tuoi utenti.
Sai, è già possibile avere tutto questo!
4. Semplifica la gestione con una piattaforma multifunzione
Confirmo è una soluzione multifunzione, all-in-one (tutto-in-uno).
Una piattaforma per gestire i documenti, tutti i documenti.
Per creare, modificare e aggiornare, compilare, firmare digitalmente in modo semplice. Sia che tu abbia di fronte il tuo cliente, sia che si trovi a chilometri di distanza.
Una gestione elettronica che ti permette di rispettare la normativa, di informare, di far firmare il consenso e archiviare, senza abbattere alberi e riempire stanze di carta.
Se vuoi semplificare il tuo lavoro e vedere come funziona la firma online gratis, contattaci!
